Informacijsko-dokumentaciona (INDOK) služba
Zavod posjeduje iscrpnu dokumentaciju o evidentiranim pokretnim i nepokretnim spomenicima i objektima prirode na teritoriji Sarajeva. Sva vrijedna građa na vrijeme je mikrofilmovana i deponovana na sigurno mjesto. Zahvaljujući tome Zavod je iz rata izašao sa minimalnim gubicima na dokumentacionom fondu.
Dokumentacija Zavoda sadrži ukupno (svi fondovi) oko 15000 jedinica. Fondovi Zavoda su internog tipa, ali je pristup omogućen studentima, naučnicima i stručnjacima iz oblasti zaštite. Po sadržaju najviše zastupljene oblasti: arhitektura, historija, historija umjetnosti i biologija.
Dokumentacija je zbog racionalnijeg korištenja prostora pohranjena prema formatnim karakteristikama arhivskih i bibliotečkih jedinica i podijeljena na grupe/fondove:
Spomenička dokumentacija sadrži evidenciju svih vrsta spomenika, odnosno podatke o lokaciji i vrsti spomenika, vlasništvu, historijatu, vremenu i mjestu nastanka, autoru, opis stanja. Sva ova dokumentacija je podijeljena na tri osnovne grupe: pokretne, nepokretne i spomenike prirode.
Foto-dokumentacija prikuplja fotografije, negative, dijapozitive. Fototeka je najobimniji fond, pa njegovo sređivanje i digitalizacija zahtijeva određene pripremne radnje (sva prateća foto dokumentacija za objekte čija je restauracija završena ili je u toku je skenirana i pripremljena za obradu).
Fond planoteke sadrži originalne matrice na pausu i kopije na ozolitu ili transparentu. Stari planovi, geodetske podloge, regulacioni planovi i sl. su dio dokumentacije planoteke koji se gotovo svakodnevno koriste. U procesu rada Zavoda je to, pored projekata, najčešće korištena dokumentacija. Zato smo kod određivanja prioriteta odlučili za obradu i pripremu za digitalizaciju dijela ove dokumentacije.
U tehnologiji rada Zavoda svaki projekat za koji se daje stručno mišljenje ostaje i čuva se u fondu projekata. Za svaku kasniju intervenciju obavezno se koristi ranije prispjela dokumentacija.
Dokumentacioni centar sakuplja stručnu literaturu iz oblasti arhitekture, historije, historije umjetnosti, biologije, građevinarstva, informatike itd. Godinama se u ovom fondu monografskih publikacija sakupila značajna zbirka o Sarajevu, njegovoj baštini, historiji, kulturi i umjetnosti.
Fond periodičnih publikacija, sa preko sto naslova, čuva primjerke starih i vrijednih novina i časopisa koji se u Sarajevu nakon rata rijetko gdje mogu naći.
U zbirci rukopisa čuva se posebno dragocjena neobjavljena građa iz oblasti zaštite spomenika kulture. Najznačajniji doprinos ovoj zbirci dala je Lj.Mladenović sa svojih stotinjak originalnih rukopisa o najljepšim građevinama Sarajeva. Zanimljivo je pomenuti i originalni rukopis Ć. Truhelke “Isabeg-prvi islamski pionir u Bosni”.
Svaki od ovih fondova zbog svoje posebnosti može se posmatrati i kao kulturna baština unutar dokumentacionog centra Zavoda. Zbog toga je informatizacija ove djelatnosti neophodna za povezivanje svih oblika djelatnosti Zavoda, a posebno razmjene informacija.
Pripreme za automatsku obradu podataka počele su još prije rata kada je i počeo proces sređivanja i djelimične reorganizacije fondova. Međutim, objektivne okolnost, rat i nekoliko preseljenja, ograničena finansijska sredstva i novonastali problemi na području zaštite baštine znatno su usporile taj proces.
Zavod nema vlastiti prostor, a ovaj u kojem se trenutno nalazi je neadekvatan, pa dokumentacija ni u fizičkom smislu ne može biti sređena na odgovarajući način.
Prikupljanje dokumentacione građe
Redovne funkcije informacijsko-dokumentacione službe ovog Zavoda na nabavci novih izdanja, stručne literature, periodičnih publikacija i geodetskih podloga su od 1992-1996. godine bile potpuno ugašene. Iako je dokumentacioni centar gotovo u potpunosti sačuvao svoje fondove, u toku rata jedan broj izdanja je izgubljen. U poplavi 1996. godine, u zgradi Višeg suda stradalo je nešto tehničke dokumentacije i geodetskih podloga. Zbog toga je bilo neophodno pristupiti organiziranom i planskom saniranju i obnovi bibliotečkih fondova.
Polazna faza je bila revizija svih fondova, kako bi se ustanovilo tačno stanje. U narednom periodu dokumentacioni centar je nabavio više od 3000 novih dokumentacionih jedinica, kompletirano je više naslova stare i raritetne periodike, a gotovo sva periodična izdanja su uvezana. Značajan doprinos za realizaciju ovog projekta dala je “Soroš fondacija”.
Prikupljanje dokumentacije iz austro-ugarskog perioda
Jedna od naših osnovnih funkcija je sakupljanje i čuvanje spomeničke dokumentacije. Još od prije rata suočeni smo s problemom oskudne i nepotpune dokumentacije za nepokretne spomenike i spomeničke cjeline austrougarskog i međuratnog perioda. U cilju pronalaženja tehničke i foto-dokumentacije ostvareni su kontakti sa institucijama koje čuvaju za Zavod bitnu građu – arhivima, muzejima, zavodima i dogovoreno je ustupanje nama zanimljivih fondova radi fotokopiranja. Na taj način već smo pribavili originalnu dokumentaciju za neke kapitalne objekte kao što su npr: zgrada Zemaljske vlade, Filipovića kasarna, Zemaljska bolnica, Pravosudna palata, Tvornica duhana, situacioni plan Atmejdan, projekti sarajevskih mostova, objekat prve električne centrale, hotel “Central” itd.
Završena je faza selekcije, kopiranja i identifikacije građe za više od 70 objekata-spomenika.